Gérer un Organisme de Formation : Un Défi de Taille

La gestion d’un organisme de formation peut souvent ressembler à jongler avec une multitude de tâches administratives, de coordination et de suivi.

Entre les inscriptions des stagiaires, la communication avec les formateurs, la préparation des documents et la gestion des sessions, il est facile de se sentir submergé.

Si vous êtes comme moi, vous avez peut-être été confronté(e) à ce casse-tête et avez recherché une solution pour simplifier et rationaliser cette complexité administrative.

Je suis Guilaine Robin, et je ne suis pas seulement une formatrice, mais aussi une passionnée d’efficacité et de productivité. J’ai arpenté les couloirs de l’univers de la formation, et j’ai ressenti la même frustration que vous. Lorsque j’ai fondé mon propre organisme de formation, je me suis retrouvée confrontée aux mêmes défis et aux mêmes questions : Comment puis-je gérer au mieux les inscriptions ? Comment puis-je automatiser les processus pour gagner du temps ? Comment puis-je personnaliser la gestion en fonction de mes besoins spécifiques ? Comment faciliter les réponses au référentiel Qualiopi ?

C’est ce voyage personnel qui m’a conduite à développer des solutions innovantes et personnalisées pour la gestion et l’automatisation des organismes de formation. Que ce soit en formation, ou en prestation pour créer ces systèmes pour les entrepreneurs du monde de la formation.

Au fil des années, j’ai exploré différentes méthodes et outils, testé diverses plateformes préfabriquées et expérimenté des approches variées. Cependant, je me suis vite rendu compte que la clé résidait dans la personnalisation et l’automatisation sur mesure.

Dans cet article, je vais partager avec vous mon expérience, mon parcours et les solutions que j’ai créées pour optimiser la gestion des organismes de formation. Ensemble, nous allons plonger dans l’univers des outils tels qu’Airtable et Make (anciennement Integromat), des outils qu’on nomme le « NoCode », permettant de concevoir ses propres outils sans savoir coder en informatique. Je vais vous montrer comment ils peuvent révolutionner la manière dont vous gérez vos formations.

Préparez-vous à découvrir comment vous pouvez prendre le contrôle de votre système administratif et libérer du temps pour ce qui compte vraiment : l’enseignement et l’accompagnement de vos stagiaires.

Laissez-moi vous guider à travers ce voyage qui a transformé ma propre manière de gérer mon organisme de formation et qui pourrait bien transformer la vôtre aussi.

Les Défis de la Gestion d’un Organisme de Formation

La gestion d’un organisme de formation peut sembler être une danse complexe entre de multiples facettes, chacune exigeant une attention minutieuse. Imaginez coordonner les sessions de formation, gérer les inscriptions, communiquer avec les formateurs et les stagiaires, préparer les documents nécessaires, et bien plus encore. C’est comme orchestrer un ballet où chaque mouvement doit être précis pour garantir une expérience fluide et enrichissante pour tous les acteurs impliqués.

La Toile Administrative : Un Labyrinthe à Traverser

L’administratif peut rapidement devenir un véritable labyrinthe, avec des feuilles de calcul interminables, des formulaires à remplir, des factures à émettre et des documents à archiver. Cette complexité peut entraîner une perte de temps considérable, des erreurs potentielles et un stress inutile. La communication avec les formateurs et les stagiaires peut également être une entreprise délicate, nécessitant un équilibre entre répondre aux questions, fournir des informations pertinentes et tenir tout le monde informé des changements.

Les Solutions Existantes : Entre Limitations et Complexité

Face à ces défis, de nombreuses solutions logicielles ont vu le jour sur le marché. Des noms tels que Digiforma, Qualiobee, Deandro et Hop3team sont souvent cités, promettant une gestion plus fluide et automatisée. Bien que ces plateformes aient certainement apporté des améliorations significatives dans la gestion des organismes de formation, elles ne sont pas exemptes de limitations.

Ces solutions clés en main peuvent souvent manquer de flexibilité et de personnalisation. Leurs fonctionnalités sont souvent conçues pour convenir à une multitude de cas d’utilisation, ce qui peut signifier que vous vous retrouvez avec des fonctionnalités dont vous n’avez pas besoin, tandis que celles dont vous avez besoin font défaut. Sans parler du coût mensuel ou annuel qui peut vite chiffrer.

Vers une Solution Personnalisée et Efficace

C’est là que réside la beauté de créer votre propre système de gestion personnalisé.

En comprenant les besoins uniques de votre organisme de formation, vous pouvez façonner un système qui répond précisément à vos exigences. Mon objectif est de vous aider à naviguer dans les eaux troubles de la gestion administrative en fournissant des outils spécifiques et des stratégies ciblées pour simplifier vos processus et améliorer votre productivité.

Dans la section suivante, nous allons parler « coûts« , plonger dans l’univers des outils Airtable et Make (anciennement Integromat), vous montrer comment ils peuvent être les piliers d’une solution sur mesure pour votre organisme de formation. Accrochez-vous, car des solutions pratiques et efficaces vous attendent au tournant.

L’Approche Personnalisée pour Gérer Votre Organisme de Formation

Lorsque vous explorez des solutions pour la gestion de votre organisme de formation, la question financière peut souvent être au premier plan de vos préoccupations. Vous voulez une solution efficace, mais vous ne voulez pas que cela « coûte un bras« . Rassurez-vous, je comprends parfaitement cette préoccupation, et c’est précisément ce qui a motivé le développement de mon approche personnalisée.

La Quête d’Économie sans Compromis

Il est vrai que de nombreuses plateformes préfabriquées sur le marché peuvent sembler offrir des fonctionnalités intéressantes, mais elles peuvent également être accompagnées d’étiquettes de prix décourageantes. La réalité est que la gestion d’un organisme de formation ne devrait pas se traduire par des dépenses excessives qui grèvent votre budget. Je crois fermement en l’efficacité sans compromis financier.

La Puissance de l’Approche Modulaire

Mon approche repose sur la modularité et la personnalisation.

Plutôt que de payer pour des fonctionnalités que vous n’utiliserez peut-être jamais, vous avez la possibilité de construire votre propre système en utilisant des outils tels qu’Airtable et Make.

Ces outils offrent une flexibilité qui vous permet de développer des processus spécifiques à vos besoins, sans être encombré de fonctionnalités superflues. De plus, vous pourrez utiliser ces outils pour d’autres tâches, comme la création de calendrier de contenus pour vos réseaux sociaux, la veille « Qualiopi » automatisée, la publication automatique de posts en ligne, ou d’articles de blogs, la comptabilité simple et beaucoup d’autres choses.

Contrôle et Économies à la Clé

En choisissant cette approche, vous prenez le contrôle de votre système administratif et vous éliminez les coûts excessifs. Vous ne payez que pour ce que vous utilisez réellement. La version gratuite d’Airtable peut déjà vous offrir une base solide, et même si vous optez pour des fonctionnalités avancées, les coûts restent abordables. Make, avec sa version d’essai et son prix mensuel raisonnable, vous permet de créer des automatisations puissantes sans alourdir votre budget.

Économisez sur les Outils Facultatifs

Même les outils facultatifs que je présente, comme Teachizy, Slack et Signrequest, offrent des options abordables pour des fonctionnalités avancées. Vous avez la possibilité de choisir ce qui convient le mieux à vos besoins et à votre budget. La clé ici est que vous avez le pouvoir de personnaliser non seulement vos processus de gestion, mais aussi les coûts associés.

Dans la prochaine section, nous explorerons plus en détail comment Airtable et Make peuvent jouer un rôle central dans la création de votre propre système sur mesure. 

Découvrez les Outils Clés : Airtable et Make (anciennement Integromat)

Maintenant que nous avons exploré les défis de la gestion d’un organisme de formation et discuté de l’approche personnalisée, il est temps de plonger dans les outils qui seront les fondations de votre solution sur mesure : Airtable et Make (anciennement Integromat).

Airtable : Votre Tableau de Bord Personnalisé

Imaginez Airtable comme votre tableau de bord virtuel, conçu sur mesure pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisme de formation. C’est bien plus qu’une simple feuille de calcul Excel ou Google Sheet. Airtable combine la flexibilité d’une feuille de calcul avec la puissance d’une base de données. Vous pouvez créer des tables pour suivre les inscriptions, les stagiaires, les formateurs, les sessions, avec de belles interfaces et bien plus encore. Grâce à ses fonctionnalités de filtrage, de tri et de recherche, vous pouvez accéder aux informations dont vous avez besoin en un clin d’œil.

Vous pourriez aussi utiliser Notion. Seulement, Notion est moins adapté en flexibilité et temps de chargement pour ces tâches.

Make (anciennement Integromat) : L’Automatisation à Votre Service

Make est votre assistant automatisé personnel. Il vous permet de connecter différentes applications et services pour automatiser les flux de travail. Imaginez pouvoir automatiser l’envoi d’emails d’inscription, générer des factures dès qu’une inscription est confirmée, ou même recevoir des alertes en cas de retards de paiement. Make permet de connecter les points et d’automatiser les tâches répétitives, vous libérant ainsi des tracas administratifs.

Outils Facultatifs : Une Boîte à Outils Complète

Outre Airtable et Make, vous pouvez également exploiter des outils facultatifs pour renforcer votre système. Teachizy, une plateforme de formation en ligne française respectant Qualiopi et le RGPD, peut héberger vos formations en ligne. Slack peut simplifier la communication entre vous, vos formateurs et vos stagiaires. Google Drive avec les Google Docs et Sheet, peut servir de support pour les documents et les communications. Signrequest et Pandadoc peuvent faciliter les signatures en ligne pour les contrats et les factures.

L’ensemble de ces outils facultatifs fonctionne en harmonie pour créer un écosystème complet de gestion et d’automatisation. Vous pouvez les choisir en fonction de vos besoins spécifiques et les intégrer dans votre système sur mesure.